Особливості видання наказів на підприємстві

Оскільки процедура видання наказів у чинному законодавстві не розписана, а кожне підприємство, виходячи зі своїх потреб, можливостей і специфіки діяльності, вирішує для себе це питання самостійно, пропонуємо розглянути деякі питання порядку оформлення наказів, а також особливості, пов'язані з їх впровадженням і виконанням.
В першу чергу, варто зазначити, що наказ по своїй суті - це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства в межах своєї компетенції.
Шляхом видання наказу керівник підприємства може доводити до відома підпорядкованих свою волю, ставити певні завдання перед ними і вказувати шляхи вирішення деяких питань.
Відповідно до вимог КЗпП наказ є обов'язковим для виконання співробітниками підприємства (усіма або тими, кого він безпосередньо стосується).
У наказі не повинні (не можуть) міститися вимоги, що суперечать нормам чинного законодавства.
Всі накази умовно можна розділити на дві великі групи:
- накази, пов'язані із забезпеченням основної діяльності підприємства (наприклад, накази про проведення інвентаризації, про призначення різного роду комісій);
- накази з кадрових питань (наприклад, накази про прийняття на роботу працівника, звільнення, переведення на іншу посаду).
Підстави для видання наказу можуть бути різними. Основними з них є такі:
- вимоги чинного законодавства (наприклад, вимога про обов'язкове проведення інвентаризації грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, розрахунків та зобов'язань);
- певна подія (наприклад, необхідність прийняття на роботу нового співробітника).
Розробка проекту наказу.
Ініціатором розробки наказу може бути керівник підприємства, відокремлений підрозділ або конкретна особа - працівник підприємства (наприклад, головний бухгалтер).
Як правило, розробку проекту керівник доручає відповідному структурному підрозділу підприємства або конкретному співробітнику.
Підготовка проекту майбутнього документа може включати в себе три етапи:
- підготовчий, який включає в себе вивчення суті питання і збір необхідної інформації. На даному етапі визначаються цілі (завдання), які повинні бути досягнуті (вирішені) внаслідок затвердження наказу, а також вивчаються вимоги відповідних нормативно-правових актів, пов'язаних з питанням, обумовленим майбутнім наказом. Крім того, аналізується інформація стосовно того, чи видавалися раніше аналогічні розпорядчі документи підприємства (щоб уникнути дублювання і протиріч);
- основний, в процесі якого складається проект документа. Наприклад, текст наказу з основної діяльності підприємства, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій частині пояснюється необхідність видання наказу (скажімо, у зв'язку з набранням чинності нормативно-правового акта або розпорядження вищого органу). Розпорядча частина наказу несе основне змістове навантаження. У ній даються конкретні доручення відповідним особам із зазначенням термінів їх виконання. Наприкінці наказу, зазвичай, вказується особа, відповідальна за його виконання;
- заключний, в ході якого здійснюється узгодження тексту документа з відповідними фахівцями, зацікавленими службами та підрозділами. Якщо вимоги наказу стосуються декількох підрозділів підприємства, то проект узгоджується з ними (за потреби). У деяких випадках видання кадрових наказів (наприклад, про звільнення співробітника) без попереднього узгодження з юристом не допускається. За результатами узгодження проекту наказу в нього можуть бути внесені відповідні правки.
Слід мати на увазі, що накази з кадрових питань мають певні особливості. Зазвичай, вони не містять констатуючій частині і починаються з дієслова (наприклад, «Прийняти», «Звільнити», «Перевести»). Далі, при необхідності, прописуються умови прийому (з випробувальним терміном тривалістю 1 місяць, тимчасово, на період перебування працівника у відпустці по догляду за дитиною до досягнення 3-річного віку і т. п.). Наприкінці вказується підстава для здійснюваних дій (наприклад, заяву про прийом на роботу або про звільнення за власним бажанням).


Доведення наказу до відома зацікавлених осіб.
Наказ, після його підписання керівником підприємства, в обов'язковому порядку доводиться до відома виконавців та зацікавлених осіб. Зазвичай для цього в кінці документа робиться напис типу: «З цим наказом ознайомлений», а нижче неї відповідний співробітник ставить свій підпис і дату.
Звертаємо увагу на той факт, що вимоги не всіх наказів доводяться до відома співробітників підприємства. Разом з тим є накази, які обов'язкові для доведення до відома всіх співробітників підприємства.
Наприклад, накази про преміювання є обов'язковими для ознайомлення (виконання) співробітниками бухгалтерії. Крім того, накази подібного роду можуть вивішуватися на спеціальних дошках для загального огляду. Наказ з кадрових питань в обов'язковому порядку доводиться тільки тій особі, якого він безпосередньо стосується, тобто звільняється, або вступає на посаду.
В той же час, наказ про перенесення робочих (вихідних) днів доводиться до відома всіх без винятку співробітників підприємства.
Відповідальність за невиконання наказів.
Наказ набирає чинності з дня його підписання і, як правило, діє до його скасування.
Згідно з КЗпП, всі співробітники підприємства зобов'язані своєчасно і в точності виконувати розпорядження власника або уповноваженого ним органу (тобто керівництва підприємства).
Відповідно до ст. 147 КЗпП невиконання таких розпоряджень може спричинити притягнення порушників до дисциплінарної відповідальності (у вигляді догани або звільнення).
Разом з тим і власник підприємства зобов'язаний створити нормальні умови праці для співробітників, що дозволяють останнім виконувати його доручення (накази).

Повернутися до розділу